(二)时间管理是科研人永恒的主题
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作者简介:
    冯长根,英国工程技术院院士,国际欧亚科学院院士,中国科协第八届全国委员会副主席,原北京理工大学副校长,中国宇航学会高级专家。

 

(二)时间管理是科研人永恒的主题

如何管理时间在你攻读博士学位期间当然十分重要,因为你那时是科研新手。你在博士毕业后,找到了一份从事科研和实验的工作,仍然绕不开“时间”问题。时间管理是科研人永恒的主题。让你着急的也许是最初的一个阶段:实验做起来总是那么慢。但这种情况不会持续多久,你就需要小心翼翼地计算用于实验的时间,因为你同时要干的事太多了,诸如学习新的方法、分析数据、撰写论文、准备学术报告、参加会议和研讨会、争取课题立项、指导其他人的实验等等,都是必须的。在那些确切的(如申报自然科学基金)、特别是在突然而来的机会面前(如三聚氰胺事件后社会急需一种快速检测牛奶中三聚氰胺含量的技术),你会明白,还是要做重要的研究——也就是值得想一想自己正在做什么?自己的方向是什么?得到了什么?

面对越来越多的工作压力,有些人采取延长工作时间、工间不休息(甚至中午也懒得花时间用餐)、放弃周末休息到实验室工作的办法。这种精神于科学技术而言,毫无疑问是值得赞扬的,有些时候是重要的;但就时间管理而言,首要的则是计划和条理。为自己搞个记事本是合适的,我就是这么做的。纸质的或电子的都行,这其实并不重要,重要的是记下那些你必须做、必须参加的每一件事。这个本子要经常翻看,不只是当天看,正确的做法是看一周的(甚至更长时间),这样你就会记住某个学术会议的摘要投稿截止期快到了,或者你全文必须写完的日期快到了。这个记事本也可以用于随时记下一些附注、说明、姓名、手机号、电话号、地址和邮政编码等,当然与实验有关的信息应该记在实验室记事本上。许多人有一个体会,会议记事本很有用,它可用于记录那些讨论会的信息、与指导教师的谈话,等等。这也可用于记录你突然冒出来的想法和计划。请经常地、有规律地翻看自己的记事本:对于讨论会上记下的信息、突然想到的体会或者对实验的观察,你需要较长的时间才会有深刻认识。为此,你记录这些稍纵即逝的“火花”时,要使用完整的句子,只记一、二个单词会在日后让你记不起来最初的好想法是什么。写到这里,请允许我高兴地告诉你,这样的记事本我已经有五、六十本,它们曾经帮过我许多许多忙。

在为实验做计划时,把时间安排得宽松一些,允许实验之中有多余的时间:实验经常会出现失误,其中相当多的实验是要反复做的。如果你有一个接一个的实验或者要写一篇论文,最好要为自己设定截止期。上面说的这些注意点,都要求你尽可能现实一些——大约只有很少一些事会完成得比你想像的快,同时在你的工作时间内,经常会有被打断的时候。实验之前要把实验所需的每样东西都想周到,这样就不至于因为突然发现某个试剂已经用完,或者一个仪器没有借到而使实验延期。像文艺晚会预演那样,检查实验的每一步,考察清楚必定需要的东西,把干扰降到最小,每一种干扰都有预案。一般说来,对于博士生和刚刚从事研究的年轻人,这样一些要求总是容易做到的,他们还没有额外的职责,比如行政管理事务、教学任务、突然产生问题的学生需要交谈、研究型职员的管理、撰写学术论文、申报经费申请表、项目立项答辩以及科学共同体的职责(如果他或她是某个科技社团的理事、常务理事,或者是学术期刊的编委、审稿人)。学会在事先计划时处理种种干扰研究的事务,那么在实验之中处理这些事就容易多了。当你忙的时候有人找你,最好是告诉他你正在干什么,能否把见面放到稍后。一旦你有了空余时间,随时安排与人交谈。

你还要为“论文事务”留足时间:阅读论文、查看电子邮件、处理与同事的来往信件、答复你没有接的电话或你来不及回复的电话。处理这些事务,必须当天的事当天完成。你也许准备明天办,但极有可能明天比今天更忙,且同时又产生了许多“论文事务”。要学会快速处理事务,或者把事务办毕留档,或者归入垃圾桶中。对大多数人来说,使文件分类管理和事务条理化并不难,对那些生活中就没有头绪的人会难一些。另外,一开始会难一些,时间久了知道了文件和文字资料的分类规则,就会容易一些。不妨自己设计一个体系使学术论文、电子文件、电子邮件、地址、合同和学校文件,等等都被整理得井井有条。这将在日后为你赢得许多时间。我用这种办法保存了近三、四十年的个人科研资料。把一些急事列成清单也值得提倡。但要注意的是,也有一些人,他花在归并文件、整理论文分类和制造各种清单上的时间,远比他真正做这些事的时间要长,这就过头了。有些人会让人吃惊地从他办公桌上山一样的材料中随时找到所需要的材料。这种人令人佩服,但却不值得在日常中学习。真正值得学习的是那样的人,他虽非常忙,但桌面上整齐有序且总能处理好纷至沓来的各样事务,仍然能找到时间投入主干研究事务之中。事儿实在太多了怎么办?坐下来好好想一想。人总是一个时间只能做一件事。不妨做件简单的事开个头。记住,世上没有真正一出生就有条理的人,一切都是或由经验或由学习得到的。

(原文发表于《科技导报》,略有修改)

发布日期:2022-05-27浏览次数:

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